Der Hauptausschuss empfiehlt / Der Amtsausschuss beschließt

in die Neubauplanung (Raumbedarfsplan) sind nunmehr 8 Büroräume a 12 qm (96 qm) als Reserve für erwarteten Stellenzuwachs während der Finanzierungsphase (bis 2052) aufzunehmen.

Der Finanz- und Bauausschuss wünschte bisher eine zukunftsfähige Vorplanung, die möglichst lange Zeit keine bauliche Erweiterung des zu errichtenden Gebäudes notwendig macht. Der Vorentwurf des Architekten sah daher Büroräume auf einer Fläche von 598,46 qm vor.

Das nunmehr von der AG des FA/BA erarbeitete Konzept eines Raumbedarfsplans geht davon aus, dass ein festgelegtes Personaltableau Voraussetzung für die Aufstellung eines Raumbedarfsplanes und für eine Detailplanung ist und deshalb vor einer derartigen Planung feststehen muss. Für die  Planung soll dabei die aktuell bestehende Anzahl an Büroarbeitsplätzen der Verwaltung zzgl. 6 Arbeitsplätze für AZUBI´e festgeschrieben werden. Dabei wird die Gesamtbürofläche gegenüber der aktuellen Fläche von 506,71 qm der vorhandenen Büros auf 504 qm reduziert. Dies stellt nach Ansicht der Arbeitsgruppe den Raumbedarf der Verwaltung dar. Über eine Raumreserve solle der Amtsausschuss entscheiden.

Bereits in den Jahren 2012/2015 war Ausgangspunkt aller Überlegungen in den Gremien neben der Sanierung des Bestandsgebäudes auch eine zukunftsorientierte räumliche Ausstattung der Verwaltung. Seinerzeit wurde eine Erweiterung der Bürofläche um 15 Büros (12 qm), 180 qm vorgesehen.

Ausgehend von der „Lebensdauer“ eines konventionell errichteten Gebäudes, sollte die Raumbedarfsplanung die mögliche Entwicklung der Amtsverwaltung in den nächsten 30 bis 40 Jahren (Finanzierungsdauer!) in den Blick nehmen. Für einen solchen Zeitraum kann im Vorhinein kein festgelegtes Personaltableau erstellt werden. Es gibt viel zu viele heute noch unbekannte mögliche Entwicklungen. Den Entscheidungsgremien wird empfohlen, auf der Grundlage der Empfehlung der Arbeitsgruppe, anhand bekannter Parameter und von dort gewünschter Entwicklungen eine Prognose hinsichtlich des Raumbedarfs anzustellen und dabei die Grundlage für die Planung flexibler Nutzungsmöglichkeiten zu schaffen.

Ausgehend vom aktuellen Personalstand (heutiger Raumbedarf) –insoweit von der AG des FA/BA bereits festgestellt- ist unter Berücksichtigung historischer Entwicklungen vom Entscheidungsgremium ein künftiger Raumbedarf bei einer angenommenen Entwicklung zu prognostizieren

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Die historische Entwicklung im Amt Achterwehr:

Jeweils zuzüglich AZUBI´e.

Wollte man den bisherigen Zuwachs fortschreiben, so würde die Amtsverwaltung in den nächsten 30 Jahren (Finanzierungsdauer des Gebäudes) um weitere 16 Stellen anwachsen. Schon im Jahre 2015 wurde eine Erweiterung des Gebäudes um 15 Büroeinheiten geplant.

Unter Berücksichtigung zunehmender Digitalisierung, der Einführung moderner Arbeitsformen und neuer Arbeitstechniken ist nach Auffassung der Verwaltungsleitung jedoch zu erwarten, dass der Raumbedarf nicht in gleichem Maße steigen wird, wie bisher. Allerdings werden auch neue Arbeitsformen die temporäre Anwesenheit der Kolleginnen und Kollegen vor Ort erfordern, so dass insgesamt mit einem Zuwachs an Bürofläche/ Arbeitsraum zu rechnen ist. Der Amtsdirektor geht davon aus, dass ein Anbau/ Neubau eine zusätzliche Reserve von mind. 8 Büroräumen enthalten muss, um den wachsenden Anforderungen folgend eine flexible und zeitnahe Fortentwicklung der Verwaltung zu gewährleisten.

Diese Annahme sollte dem Vorentwurf für einen Neubau auch deswegen zu Grunde gelegt werden, weil für die ggf. erneut zu treffende Grundsatzentscheidung Neubau oder Sanierung im Bestand vergleichbare Kostenschätzungen für Gebäude annähernd gleicher Größenordnung zur Verfügung stehen sollten.

Andere Kommunalverwaltungen (Kreis RD-ECK, Amt Hüttener Berge) gehen bei der Planung von Bauvorhaben aktuell davon aus, dass es wie in der Vergangenheit einen Personalzuwachs im Verwaltungsbereich geben wird, aus dem ein anwachsender Bedarf an Büroraum resultieren wird. Das Amt Hüttener Berge plant für seinen Neubau bei der Zusammenlegung der Standorte Ascheffel und Groß Wittensee nach Angaben des Amtsdirektors Andreas Betz mit einem Zuwachs von 15% der aktuell benötigten Gesamtfläche beider Bestandsgebäude. Das Amt Eiderkanal geht bei der Planung des neuen Verwaltungsstandortes nach Angaben des LVB Torsten Eickstädt ebenfalls von einem Zuwachs aus.

Baukosten für 8 Büros