Der Hauptausschuss empfiehlt / Der Amtsausschuss beschließt:

1. In den Jahren 2021/2022 soll ein Prozess zur Organisationsentwicklung/ Personalentwicklung angestoßen werden, um langfristig die Leistungsfähigkeit der Amtsverwaltung unter sich verändernden Rahmenbedingungen zu sichern. Angesichts der vielfältigen Sachaufgaben und Herausforderungen an die Verwaltung kann dieser Prozess nicht allein mit eigenen Ressourcen bewältigt werden. Der Amtsdirektor wird beauftragt, sich durch das Kompetenzzentrum für Verwaltungsmanagement (KOMMA) in Bordesholm hinsichtlich der Initiierung und Durchführung dieses Prozesses beraten zu lassen und die voraussichtlichen Kosten des Prozesses zu ermitteln. Über die Durchführung des Prozesses entscheidet sodann der Hauptausschuss.
2. Nach Abschluss der Untersuchung und Umsetzung der daraus resultierenden organisatorischen und personellen Maßnahmen sind alle Arbeitsplätze durch die VAK SH neu zu bewerten (tarifvertragliche Verpflichtung).
3. In den Jahren 2022/23 soll zur Vorbereitung der fortschreitenden Digitalisierung ein Dokumenten-Management-System DMS als zentrale Kommunikationsplattform digitaler Verwaltungsleistungen eingekauft und implementiert werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die neu einzuführende Finanzsoftware kompatibel zum DMS ist. Mit der Einführung des DMS soll in der Finanzabteilung begonnen werden (siehe Punkt 4.).
4. Spätestens 2023 wird die bisher verwandte Finanzsoftware CIP vom Anbieter nicht mehr weiterentwickelt. Eine neue Software soll bis zu Beginn des Jahres 2023 ausgewählt, beschafft und anschließend zu Beginn des Jahres 2024 eingeführt werden.

Hinweis: Diese Vorlage steht nicht in thematischem Zusammenhang mit den Vorlagen zum Neubau des Verwaltungsgebäudes. Der beabsichtigte Prozess zu Ziffer 1. bildet eine Voraussetzung für die zukunftsorientierte Einführung eines DMS (Ziffer 2.), mit dem weiteren Ziel einer gesetzeskonformen Digitalisierung der Verwaltungsarbeit.

Der Amtsdirektor leitet die Verwaltung nach den gesetzlichen Bestimmungen in eigener Zuständigkeit nach den Zielen und Grundsätzen des Amtsausschusses und im Rahmen der von ihm bereitgestellten Mittel (§ 15b Abs.7 AO i.v.m. § 55 Abs.1 GO).  Ziele und Grundsätze zur Entwicklung der Verwaltung sind derzeit vom Amtsausschuss nicht explizit beschlossen. Die sachliche und wirtschaftliche Erledigung der Aufgaben, die Organisation und der Geschäftsgang der Verwaltung sowie die laufenden Geschäfte der Verwaltung sind nur durch die äußeren Rahmenbedingungen bestimmt.

Der Amtsausschuss hat in seiner Sitzung vom 19.10.2020 beschlossen, dass der Hauptausschuss gemäß § 15 d Satz 2 AO i.V.m. § 45 b Abs.1 Nr.1 und Abs.2 GO SH sowie § 8 Abs.1 a) der Hauptsatzung des Amtes unter Berücksichtigung des Arbeitsergebnisses des Finanz- und Bauausschusses Beschlüsse über die künftigen  Ziele und Grundsätze der Verwaltung und die Grundsätze des Personalwesens vorbereitet.

Der Hauptausschuss hatte bereits in seiner nicht-öffentlichen Sitzung vom 14.12.2020 folgende Beschlussempfehlung an den Amtsausschuss gegeben: „ Im Jahr 2021 soll ein Prozess zur Organisationsentwicklung/ Personalentwicklung angestoßen werden, um langfristig die Leistungsfähigkeit der Amtsverwaltung unter veränderten Rahmenbedingungen zu sichern. Angesichts der vielfältigen Sachaufgaben und Herausforderungen an die Verwaltung kann dieser Prozess nicht allein mit eigenen Ressourcen bewältigt werden. Der Amtsdirektor wird beauftragt, sich durch das Kompetenzzentrum für Verwaltungsmanagement (KOMMA) in Bordesholm hinsichtlich der Initiierung und Durchführung dieses Prozesses beraten zu lassen und die voraussichtlichen Kosten des Prozesses zu ermitteln.“

Die Beschlussvorschläge zu Ziffern 2. – 4. beschreiben weitere Teilaspekte der zukünftigen Entwicklung der Amtsverwaltung. 

Zunächst Kosten für die Beratung durch KOMMA, noch nicht bezifferbar

Durch die Zielsetzungen zu 2 bis 4 selbst nicht, über die Durchführung der einzelnen Maßnahmen wird gesondert entschieden werden..