Der Finanz- und Bauausschuss empfiehlt / Der Amtsausschuss beschließt:

1. Die Einbeziehung von Räumlichkeiten für den Fachbereich 3 des Kreises in die Planung soll wegen der entstehenden Planungskosten nicht mehr erfolgen. Der Amtsdirektor wird beauftragt, den Kreis Rendsburg-Eckernförde hiervon in Kenntnis zu setzen.

2. Die Planungen des Neubaus sollen im Übrigen auf der Grundlage der erarbeiteten Vorstellungen des Bauherrn (Beschlüsse des Amtsausschuss) fortgesetzt werden. Der Amtsdirektor wird beauftragt, dem Architekturbüro Mengel den Auftrag zur Fortsetzung der Planung gemäß dem Angebot des Architekten zur Mehrfachbearbeitung Leistungsphase 2 (Vorentwurf) HOAI vom 09.04.2021 (Eingang 12.04.2021) zum Pauschalpreis von 20.000,- € netto zu erteilen / nicht zu erteilen.

Alternativ:

2. Die Planungen des Neubaus sollen im Übrigen auf der Grundlage der erarbeiteten Vorstellungen des Bauherrn (Beschlüsse des Amtsausschuss) fortgesetzt werden. Der Amtsdirektor wird beauftragt, dem Architekturbüro Mengel den Auftrag zur Fortsetzung der Planung gemäß dem Angebot des Architekten vom 19.05.2021 zunächst auf der Basis einer Abrechnung nach Aufwand zu erteilen / nicht zu erteilen.

. 

In der Sitzung vom 18.03.2021 hat der Amtsausschuss die Verwaltung beauftragt, die Beschlüsse und Anforderungen zur Planung eines Amtsneubaus an Herrn Architekten Mengel zu übermitteln und diesen zu einer Sitzung der gebildeten Arbeitsgruppe einzuladen. In der Sitzung der Arbeitsgruppe sollte das weitere Vorgehen mit dem Architekten abgestimmt und dieser mit der Erstellung eines Vorentwurfs für das Amtsgebäude beauftragt werden. Die Beschlussvorschläge zur Ergänzung bzw. Bildung einer baubegleitenden Arbeitsgruppe wurden in der Sitzung abgelehnt. Die Begleitung des Bauvorhabens erfolgt demnach künftig durch den Finanz- und Bauausschuss.

Die Verwaltung hat die Beschlüsse an den Architekten übermittelt und gemeinsam mit der Amtsvorsteherin und dem Vorsitzenden des Finanz- und Bauausschusses am 08.04.2021 ein erläuterndes Gespräch mit Herrn Mengel geführt. Dieser machte dabei von der weiteren  Planung abhängig, ob sich das Vorhaben überhaupt innerhalb des gesetzten Rahmens von 5 Mio. € verwirklichen lässt. Eine auch nur grobe Kostenschätzung sei ihm ohne weitere (kostenpflichtige) Planung nicht möglich. Das gelte auch für die Frage, ob die Integration des Fachbereichs 3 des Kreises aufgrund der räumlichen Gegebenheiten des Grundstücks überhaupt denkbar sei.

Am 12.04.2021 hat das Architekturbüro ein Angebot für die planerische Umsetzung der Beschlüsse unterbreitet (siehe Anlage). Es werden zusätzliche Planungskosten in Höhe von 20.000,- € netto zzgl. Generalplanerzuschlag sowie weitere Forderungen geltend gemacht.

Auf schriftliche Nachfrage der Verwaltung (Auszug siehe Anlage) hat der Architekt mit Schreiben vom 19.05.2021 (Auszug siehe Anlage) angeboten, eine Neubearbeitung der Leistungsphase 2 zunächst nach Aufwand abzurechnen, bis er feststellen könne, ob das Raumprogramm zum Kostenrahmen passe. (Hinweis: Die in den Auszügen nicht wiedergegebenen Teile der Schreiben sind Gegenstand der nicht-öffentlich zu behandelnden -weil vertraulichen- Angelegenheiten aus dem bestehenden Auftragsverhältnis.)

Nach Auffassung der Verwaltung besteht schon nach den Bestimmungen des bisherigen Architektenvertrages die Verpflichtung des Auftragnehmers, den Bauherrn (Amtsausschuss) über zu erwartende Überschreitungen des angestrebten (künftig festgesetzten) Kostenrahmens von 5 Mio. € so rechtzeitig in Kenntnis zu setzen, dass die Planung ohne zusätzliche Planungskosten entsprechend angepasst werden kann. Gleichwohl wurde dem Bauherrn ein Vorentwurf vorgelegt, der das Budget des Bauherrn um mind. 2 Millionen € überstieg. Diese Planung soll nach Aussage des Auftragnehmers (Nr. 4 des Schreibens vom 19.05.21) nicht fortgeführt werden können, ohne dass er erneut Planungskosten erstattet bekommt. Die Kostenfrage kann aber insoweit dahinstehen, da der Bauherr zwischenzeitlich eine grundlegend veränderte Objektplanung beschlossen hat.

Aufgrund den genannten Erfahrungen kann jedoch nicht empfohlen werden, die Kostenschätzung im Wege eines nach Aufwand abzurechnenden Auftrags ermitteln zu lassen, weil die Höhe der bis zum „Hand heben“ zu erwartenden Planungskosten in keiner Weise beziffert werden kann.

Zu Ziffer 2.: Ca. 26.000,- € alternativ nach Aufwand, derzeit nicht bezifferbar

Angebot Architekturbüro Mengel vom 09.04.2021

Anschreiben Verwaltung vom 30.04.2021 (Auszug)

Antwortschreiben Architekturbüro Mengel (Auszug)