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Bürgerinformationssystem

Vorlage - 2018/028/0019  

Betreff: Ausstattung der gemeindlichen Gremiumsmitglieder mit Hardware zur Nutzung des Ratsinformationssystems Allris
Status:öffentlich  
Beratungsfolge:
Finanzausschuss der Gemeinde Bredenbek Vorberatung
22.11.2018 
Sitzung des Finanzausschusses der Gemeinde Bredenbek (offen)   
Gemeindevertretung Bredenbek Entscheidung
29.11.2018 
Sitzung der Gemeindevertretung Bredenbek ungeändert beschlossen   

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Beschlussvorschlag:

Der Gemeindevertretung wird empfohlen, folgenden alternativen Beschluss zu fassen:

a.)    Den Mitgliedern der Gemeindevertretung sowie den bürgerlichen Ausschussmitgliedern werden von der Gemeinde für die Nutzung des Ratsinformationssystems Allris Tablets der Marke Apple kostenlos zur Verfügung gestellt. Für die Beschaffung der Geräte ist im Haushalt 2019 ein Betrag in Höhe von 10.000,- Euro einzustellen. Der Bürgermeister wird ermächtigt, nach Einholung von mindestens drei Angeboten die Bestellung zeitnah zu Beginn des Jahres 2019 durchzuführen.

b.)    Den Mitgliedern der Gemeindevertretung sowie den bürgerlichen Ausschussmitgliedern werden von der Gemeinde für die Nutzung des Ratsinformationssystems Allris Tablets der Marke Apple kostenlos zur Verfügung gestellt. Die Beschaffung der Geräte soll über den zentralen IT-Dienstleister des Amtes, dem IT-Zweckverband Kommunit, erfolgen, welcher für die Nutzung der Geräte einen monaltichen Pauschalbetrag abrechnet  Zur Deckung dieses lfd. Nutzungsentgeltes ist im Haushalt der Gemeinde ab dem Jahr 2019 ein järlicher Betrag in Höhe von 2.100 Euro einzustellen. Nach Ablauf von jeweils 60 Monaten gehen die Geräte in das Eigentum der Gemeinde über und das lfd. Nutzungsentgelt entfällt.

Im Rahmen der Übergabe der jeweiligen Geräte an die Gremiumsmitglieder ist eine Nutzungsvereinbarung auf Grundlage des anliegenden Entwurfes abzuschließen, welche insbesondere datenschutzrechtliche Belange regelt. l

 

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Sachverhalt:

Der Amtsausschuss des Amtes Achterwehr hat in seiner Sitzung vom 21.03.2017 die Einführung des Ratsinformationssystems Allris beschlossen. Zwischenzeitlich wurde das entsprechende System in die vorhandene IT-Ausstattung der Amtsverwaltung implementiert und befindet sich für die verwaltungsinterne Abwicklung von Sitzungen der Gremien auf Amts- und Gemeindeebene im Echtbetrieb.

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Wesentliche Voraussetzung für die Nutzung des Systems durch die Mitglieder der Gremien ist der Zugriff auf die entsprechenden über das Internet bereitgestellten Daten mittels hierfür geeigneter Hardware. Seitens des Innenministeriums SH wird diesbezüglich in Anlehnung an entsprechende Ausführungen des Datenschutzzentrums SH (ULD) die grundsätzliche Auffassung vertreten, dass die Geräte von der Kommune zu stellen sind (siehe anliegenden Erlass vom 02.07.2018), wobei das ULD selbst den Kommunen jedoch eine etwas größere Gestaltungsfreiheit einräumt (siehe anliegende Ausführungen des ULD vom 13.03.2018).

 

Grundsätzlich kommen für die Nutzung von Allris unterschiedliche Hardwarevarianten in Frage (Tablets, Notebooks, PC), wobei aus nachfolgenden Gründen die Nutzung von Tablets vorgeschlagen wird:

1. Tablets sind in besonderem Maße für den mobilen Einsatz geeignet (Größe, Gewicht)

2. Aufgrund ihrer kompakten Bauweise sind die Geräte relativ leicht zu handhaben

3. Geringer Wartungs- und Pflegeaufwand

 

Der Amtsausschuss hat in seiner Sitzung vom 09.10.2018 beschlossen, die Mitglieder des Amtsausschusses über den IT-Dienstleister des Amtes, den IT-Zweckverband Kommunit, mit entsprechenden Apple-Ipads zu versorgen; der entsprechende Bestellungvorgang läuft.

 

Sofern sich die amtsangehörigen Gemeinden entschließen, ihren jeweiligen Mitgliedern in der Gemeindevertretung sowie den Ausschüssen entsprechende Hardware für die Nutzung von Allris zu stellen, haben sie grundsätzlich ebenfalls die Möglichkeit, diese Geräte über die Kommunit zu beziehen. Diese berechnet aktuell pro Gerät ein monatliches Nutzungsentgelt von 8,75 Euro inkl. Einweisung, wobei nach 60 Monaten das Gerät dann in das Eigentum der Gemeinde übergehen würde.

Daneben können die Gemeinden aber auch anderweitig entsprechende Geräte beziehen und wären dann auch in der Auswahl des Gerätetyps frei. In diesem Fall kann jedoch weder von der Kommunit als Lieferant noch dem Amtsverwaltung Hilfestellung bei technischen Fragestellungen gegeben werden.

 

Die Gemeinde Bredenbek hat nach der Kommunalwahl 2018 aktuell insgesamt 20 Gemeindevertreterinnen und Gemeindevertreter sowie bürgerliche Ausschussmitglieder. Für die stellvertretenden bürgerlichen Ausschussmitglieder können zunächst seitens des Amtes im Vertretungsfall Geräte „leihweise“ gestellt werden.

 

 

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Finanzielle Auswirkungen:

In der Alternative a.) ergeben sich bei einer Beschaffung von 20 Geräten (geschätzte Kosten pro Gerät 500,00 Euro) insgesamt einmalige Kosten in Höhe von 10.000 Euro.

 

Bei einer Beschaffung in der Alternative b.) ist von einem jährlichen Nutzungsentgelt in Höhe von 2.100 Euro auszugehen (8,75 Euro x 20 Geräte x 12 Moante)i

 

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Anlage/n:

Entwurf Nutzungsvereinbarung für die Überlassung von Endgeräten durch das Amt

Ausführungen des ULD zum Einsatz von Ratsinformationssystemen vom 13.03.2018

Erlass des IM SH i.S. Entschädigungen im kommunalen Bereich; Einsatz privater Technik für digitale Sitzungsunterlagen vom 02.07.2018