Bürgerinformationssystem
Vorlage - 2022/001/0128
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Beschlussvorschlag:
Der Finanzausschuss empfiehlt der Gemeindevertretung Achterwehr die Einführung einer Entschädigungspauschale in Höhe von X € für die Nutzung des Ratsinformationssystems mit eigenen Endgeräten zu beschließen. Die Pauschale sollen (GV, bürgerliche und stellv. bürgerliche Mitglieder) erhalten. Die Entschädigungssatzung ist entsprechend anzupassen.
Sachverhalt:
Mit Einführung des Ratsinformationssystems Allris im Jahr 2018 wurde allen Gemeindevertreterinnen und Gemeindevertretern ein iPad inkl. Zubehör zur Verfügung gestellt. Die Kosten hierfür betrugen rd. 12.560,- €.
Von einem Austausch der übrigen Geräte ist kurz- bis mittelfristig auszugehen, da
- wichtige Sicherheits- und Systemupdates nur zeitlich begrenzt (ca. 6 Jahre) vom Hersteller bereitgestellt werden.
- die Akkus der Geräte immer schwächer werden.
- mitunter überdurchschnittliche starke Gebrauchspuren am iPad/ Zubehör die Weitergabe an nachrückende Gemeindevertreter/innen nicht zulassen.
- ferner der Verwaltungsaufwand umso mehr zunimmt, je mehr
- Ersatzbeschaffungen vorgenommen werden und dadurch
- Abweichungen bei den Modellen (Version Betriebssystem, Typ, etc.) entstehen, was den Support im Problemfall erschwert.
Zusätzlich zur Neubeschaffung würden zukünftig auch Kosten für eine Mobiles Gerätemanagement (Mobil Device Management = MDM) anfallen, da anderenfalls der Verwaltungsaufwand nicht mehr leistbar wäre und Datenschutzrechtliche sowie Sicherheitspolitische Belange nicht verantwortet werden könnten.
Als Alternative zu diesen wiederkehrenden Investitionen für Neu- und Ersatzbeschaffung von Endgeräten, dem damit einhergehenden Verwaltungs- und Supportaufwand und insbesondere auch aus Umwelt- und Klimaschutzgründen ist den Gremienmitgliedern eine Entschädigungspauschale zu zahlen, wenn sie künftig
- eigene/private Endgeräte verwenden und
- auf den postalischen Versand der Sitzungsunterlagen verzichten.
Vorteile dieser Verfahrensweise sind:
- alle Gremienmitglieder können die bevorzugten und gewohnten Geräte Ihrer Wahl verwenden (Android, iOs oder Windows)
- keine zusätzlichen Kosten bei außerplanmäßigen Ersatzbeschaffungen/ Reparaturen
- deutlich reduzierter Verwaltungsaufwand
- bürgerliche Ausschussmitglieder könnten kostenneutral zusätzlich profitieren
- die bisher gestellten iPads können kostenneutral weitergenutzt werden (keine Zahlung der Entschädigungspauschale)
Finanzielle Auswirkungen:
| Gemeinde-vertreter/innen | bürgerliche Mitglieder | stellv. bürgerliche Mitglieder |
Anzahl | 11 | 9 | 7 |
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Höhe der Pauschale pro Legislaturperiode | Kosten pro Legislaturperiode | ||
| 11 P | 20 P | 27 P |
7,50 € | 4.950,00 € | 9.000,00 € | 12.150,00 € |
10,00 € | 6.600,00 € | 12.000,00 € | 16.200,00 € |
12,50 € | 8.250,00 € | 15.000,00 € | 20.250,00 € |
15,00 € | 9.900,00 € | 18.000,00 € | 24.300,00 € |
17,50 € | 11.550,00 € | 21.000,00 € | 28.350,00 € |
20,00 € | 13.200,00 € | 24.000,00 € | 32.400,00 € |
Im Vergleich dazu:
| Gemeinde-vertreter/innen | bürgerliche Mitglieder | stellv. bürgerliche Mitglieder |
Beschaffungskosten für neue IT-Geräte
1.550,- € | 17.050,00 € | 31.000,00 € | 41.850,00 € |
Zzgl. MDM (5,- / Gerät/ Monat) | 3.300,00 € | 6.000,00 € | 8.100,00 € |
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Gesamtkosten auf 5 Jahre: | 20.350,00 € | 37.000,00 € | 49.950,00 € |
Ausgehend von der aktuellen Ausstattung zuzüglich des benötigten MDM würde eine Neubeschaffung rund 20.350 € allein für die Gemeindevertreter an Kosten verursachen.
Die oben stehende Tabelle zeigt die Kosten je nach Höhe der Pauschale und wem diese auszahlt werden soll. Die Spalte „Gemeindevertreter/innen“ enthält die Grundkosten. Die folgenden Spalten enthalten bereits die Kosten der jeweils vorherigen Spalte.
Anlage/n: