Der Finanzausschuss empfiehlt der Gemeindevertretung Ottendorf die Einführung einer Entschädigungspauschale in Höhe von X € für die Nutzung des Ratsinformationssystems mit eigenen Endgeräten. Die Pauschale sollen (GV, bürgerliche und stellv. bürgerliche Mitglieder) erhalten. Die Entschädigungssatzung ist entsprechend anzupassen.

Mit Einführung des Ratsinformationssystems Allris im Jahr 2018 wurde allen Gemeindevertreterinnen und Gemeindevertretern ein iPad inkl. Zubehör zur Verfügung gestellt. Die Kosten hierfür betrugen rd. 31.000,- €.

Von einem Austausch der übrigen Geräte ist kurz- bis mittelfristig auszugehen, da

• wichtige Sicherheits- und Systemupdates nur zeitlich begrenzt (ca. 6 Jahre) vom Hersteller bereitgestellt werden.
• die Akkus der Geräte immer schwächer werden.
• mitunter überdurchschnittliche starke Gebrauchspuren am iPad/ Zubehör die Weitergabe an nachrückende Gemeindevertreter/innen nicht zulassen.
• ferner der Verwaltungsaufwand umso mehr zunimmt, je mehr
  • Ersatzbeschaffungen vorgenommen werden und dadurch
  • Abweichungen bei den Modellen (Version Betriebssystem, Typ, etc.) entstehen, was den Support im Problemfall erschwert.

Zusätzlich zur Neubeschaffung würden zukünftig auch Kosten für eine Mobiles Gerätemanagement (Mobil Device Management = MDM) anfallen, da anderenfalls der Verwaltungsaufwand nicht mehr leistbar wäre und Datenschutzrechtliche sowie Sicherheitspolitische Belange nicht verantwortet werden könnten.

Als Alternative zu diesen wiederkehrenden Investitionen für Neu- und Ersatzbeschaffung von Endgeräten, dem damit einhergehenden Verwaltungs- und Supportaufwand und insbesondere auch aus Umwelt- und Klimaschutzgründen ist den Gremienmitgliedern eine Entschädigungspauschale zu zahlen, wenn sie künftig

• eigene/private Endgeräte verwenden und
• auf den postalischen Versand der Sitzungsunterlagen verzichten.

Vorteile dieser Verfahrensweise sind:

• alle Gremienmitglieder können die bevorzugten und gewohnten Geräte Ihrer Wahl verwenden (Android, iOs oder Windows)
• keine zusätzlichen Kosten bei außerplanmäßigen Ersatzbeschaffungen/ Reparaturen
• deutlich reduzierter Verwaltungsaufwand
• bürgerliche Ausschussmitglieder könnten kostenneutral zusätzlich profitieren

Im Vergleich dazu:

Ausgehend von der aktuellen Ausstattung (ca. 1.550,- € pro Gerät) zuzüglich des benötigten MDM würde eine Neubeschaffung rund 20.350 € allein für die Gemeindevertreter an Kosten verursachen.

Die oben stehende Tabelle zeigt die Kosten je nach Höhe der Pauschale und wem diese auszahlt werden soll. Die Spalte „Gemeindevertreter/innen“ enthält die Grundkosten. Die folgenden Spalten enthalten bereits die Kosten der jeweils vorherigen Spalte.