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Bürgerinformationssystem

Vorlage - 2022/130/0219  

Betreff: Einführung einer Entschädigungspauschale für die Nutzung des Ratsinformationssystems mit eigenen IT-Endgeräten
Status:öffentlich  
Beratungsfolge:
Gemeindevertretung Quarnbek Entscheidung
17.11.2022 
Sitzung der Gemeindevertretung Quarnbek ABGESAGT      
16.02.2023 
Sitzung der Gemeindevertretung Quarnbek geändert beschlossen   
Finanzausschuss der Gemeinde Quarnbek Vorberatung
29.11.2022 
Sitzung des Finanzausschusses der Gemeinde Quarnbek (offen)   

Beschlussvorschlag:

Der Finanzausschuss empfiehlt der Gemeindevertretung Quarnbek die Einführung einer Entschädigungspauschale in Höhe von X € für die Nutzung des Ratsinformationssystems mit eigenen Endgeräten. Die Pauschale sollen (GV, bürgerliche und stellv. bürgerliche Mitglieder) erhalten. Die Entschädigungssatzung ist entsprechend anzupassen.


Sachverhalt:

Mit Einführung des Ratsinformationssystems Allris im Jahr 2018 wurde allen Gemeindevertreterinnen und Gemeindevertretern und bürgerlichen Ausschussmitgliedern ein iPad inkl. Zubehör zur Verfügung gestellt. Die Kosten hierfür betrugen rd. 34.100,- €.

 

Von einem Austausch der übrigen Geräte ist kurz- bis mittelfristig auszugehen, da

  • wichtige Sicherheits- und Systemupdates nur zeitlich begrenzt (ca. 6 Jahre) vom Hersteller bereitgestellt werden.
  • die Akkus der Geräte immer schwächer werden.
  • mitunter überdurchschnittliche starke Gebrauchspuren am iPad/ Zubehör die Weitergabe an nachrückende Gemeindevertreter/innen nicht zulassen.
  • ferner der Verwaltungsaufwand umso mehr zunimmt, je mehr
    • Ersatzbeschaffungen vorgenommen werden und dadurch
    • Abweichungen bei den Modellen (Version Betriebssystem, Typ, etc.) entstehen, was den Support im Problemfall erschwert.

 

Zusätzlich zur Neubeschaffung würden zukünftig auch Kosten für eine Mobiles Gerätemanagement (Mobil Device Management = MDM) anfallen, da anderenfalls der Verwaltungsaufwand nicht mehr leistbar wäre und Datenschutzrechtliche sowie Sicherheitspolitische Belange nicht verantwortet werden könnten.

 

Als Alternative zu diesen wiederkehrenden Investitionen für Neu- und Ersatzbeschaffung von Endgeräten, dem damit einhergehenden Verwaltungs- und Supportaufwand und insbesondere auch aus Umwelt- und Klimaschutzgründen ist den Gremienmitgliedern eine Entschädigungspauschale zu zahlen, wenn sie künftig

 

  • eigene/private Endgeräte verwenden und
  • auf den postalischen Versand der Sitzungsunterlagen verzichten.

 

Vorteile dieser Verfahrensweise sind:

 

  • alle Gremienmitglieder können die bevorzugten und gewohnten Geräte Ihrer Wahl verwenden (Android, iOs oder Windows)
  • keine zusätzlichen Kosten bei außerplanmäßigen Ersatzbeschaffungen/ Reparaturen
  • deutlich reduzierter Verwaltungsaufwand
  • bürgerliche Ausschussmitglieder könnten kostenneutral zusätzlich profitieren

 

 


Finanzielle Auswirkungen:

 

 

Gemeinde-vertreter/innen

bürgerliche Mitglieder

stellv. rgerliche Mitglieder

Anzahl

13

9

0

 

 

 

 

he der Pauschale pro Legislaturperiode

Kosten pro Legislaturperiode

 

13 P

22 P

0 P

7,50 €

5.850,00 €

9.900,00 €

9.900,00 €

10,00 €

7.800,00 €

13.200,00 €

13.200,00 €

12,50 €

9.750,00 €

16.500,00 €

16.500,00 €

15,00 €

11.700,00 €

19.800,00 €

19.800,00 €

17,50 €

13.650,00 €

23.100,00 €

23.100,00 €

20,00 €

15.600,00 €

26.400,00 €

26.400,00 €

 

 

Im Vergleich dazu:

 

 

Gemeinde-vertreter/innen

rgerliche Mitglieder

stellv. bürgerliche Mitglieder

Beschaffungskosten für neue IT-Geräte:                                         1.550,00 €

20.150,00 €

34.100,00 €

34.100,00 €

zzgl. MDM (5,- / Gerät/Monat)

3.900,00 €

6.600,00 €

6.600,00 €

 

 

 

 

Gesamtkosten auf 5 Jahre:

24.050,00 €

40.700,00 €

40.700,00 €

 

 

 

Ausgehend von der aktuellen Ausstattung (ca. 1.550,- € pro Gerät) zuzüglich des benötigten MDM würde eine Neubeschaffung rund 24.050 € allein für die Gemeindevertreter an Kosten verursachen.

 

Die oben stehende Tabelle zeigt die Kosten je nach Höhe der Pauschale und wem diese ausgezahlt werden soll. Die Spalte „Gemeindevertreter/innen“ enthält die Grundkosten. Die folgenden Spalten enthalten bereits die Kosten der jeweils vorherigen Spalte.

 

Anlage/n:

Anlage/n: