Der Amtsausschuss beschließt, den Mitgliedern des Amtsausschusses für die Nutzung des Ratsinformationssystems Allris ein Tablet kostenlos zur Verfügung zu stellen. Im Rahmen der Übergabe des Gerätes an das jeweilige Ausschussmitglied ist eine Nutzungsvereinbarung auf Grundlage des anliegenden Entwurfes abzuschließen.

Die Beschaffung der Geräte soll über die Kommunit als IT-Dienstleister des Amtes auf Basis des Angebotes vom 10.09.2018 (Belegnummer 1000175) erfolgen. Die erforderlichen Haushaltsmittel sind für die Folgejahr entsprechend in die Haushaltsplanung einzustellen; für das laufende Jahr 2018 werden die Mittel überplanmäßig genehmigt. l

Der Amtsausschuss des Amtes Achterwehr hat in seiner Sitzung vom 21.03.2017 die Einführung des Ratsinformationssystems Allris beschlossen. Zwischenzeitlich wurde das entsprechende System in die vorhandene IT-Ausstattung der Amtsverwaltung implementiert und befindet sich für die verwaltungsinterne Abwicklung von Sitzungen der Gremien auf Amts- und Gemeindeebene im Echtbetrieb.

Im nächsten Schritt sollen nunmehr zunächst die Amtsgremien vollumfänglich mit dem System arbeiten, bevor es dann Anfang des kommenden Jahres 2019 auch in den Gemeinden unmittelbar zum Einsatz kommen soll.

Wesentliche Voraussetzung für die Nutzung des Systems durch die Mitglieder der Gremien ist der Zugriff auf die entsprechenden über das Internet bereitgestellten Daten mittels hierfür geeigneter Hardware. Seitens des Innenministeriums SH wird diesbezüglich in Anlehnung an entsprechende Ausführungen des Datenschutzzentrums SH (ULD) die Auffassung vertreten, dass die Geräte von der Kommune zu stellen sind (siehe Erlass vom 02.07.2018).

Grundsätzlich kommen hier unterschiedliche Hardwarevarianten in Frage (Tablets, Notebooks, PC), wobei aus nachfolgenden Gründen die Nutzung von Tablets vorgeschlagen wird:

1. Tablets sind in besonderem Maße für den mobilen Einsatz geeignet (Größe, Gewicht)

2. Aufgrund ihrer kompakten Bauweise sind die Geräte relativ leicht zu handhaben

3. Geringer Wartungs- und Pflegeaufwand

Da das Amt seit Mitte 2017 Mitglied im IT-Zweckverband Kommunit ist und seine gesamte IT-Struktur entsprechend auf diesen ausgelagert hat, empfiehlt es sich, für die Ausstattung der Amtsgremien ebenfalls auf die Kommunit Rückgriff zu nehmen. Seitens der Kommunit werden in diesen Bereichen ausschließlich Ipads der Marke Apple angeboten. Diese können in einer Art „Mietkauf“ in monatlichen Raten abgezahlt werden und gehen dann nach 60 Monaten in das Eigentum des Amtes über. Die jährlichen Kosten pro Gerät betragen damit 105 Euro, insgesamt über die Laufzeit 525 Euro inkl  Schutzhülle und Basisschulung im Umgang mit dem Gerät sowie mit Allris (siehe anliegendes Angebot).

Vorgeschlagen wird seitens der Verwaltung, neben den 14 Geräten für die Mitglieder des Amtsausschusses bereits weitere 4 Geräte für die Verwaltung anzuschaffen, um so eine ausreichende Ausstattung für die jeweiligen Protokollführen bzw. verwaltungsseitigen Sitzungsteilnehmer auch in den Gemeinden sicherzustellen.

Bei einer Beschaffung von 14 Geräten für die Mitglieder des Amtsausschusses sowie 4 Geräten für die Verwaltung erhöht sich die jährliche Kommunitumlage ab 2019 um 1.890,00 Euro. Für das laufende Jahr 2018 ergibt sich eine zusätzliche Belastung von 472,50 Euro.i

Angebot der Kommunit vom 10.09.2018

Entwurf Nutzungsvereinbarung für die Überlassung von Endgeräten durch das Amt

Ausführungen des ULD zum Einsatz von Ratsinformationssystemen vom 13.03.2018

Erlass des IM SH i.S. Entschädigungen im kommunalen Bereich; Einsatz privater Technik für digitale Sitzungsunterlagen vom 02.07.2018