Der Bürgermeister erteilt hierzu Herrn Jascha Lemburg das Wort, um den Sachverhalt als Fachmann vorzutragen.

Die Gemeinde Westensee lebt vom Engagement vieler ehrenamtlicher Bürgerinnen und Bürger. Nicht nur in der Gemeindevertretung, sondern auch in der Kirche, den Feuerwehren, den Sportvereinen, den Fördervereinen und anderen Gemeinschaften.

Die Arbeit der verschiedenen Ausschüsse, Gemeindevertreter und des Bürgermeisters stellt hier die Weichen für die Zukunft unserer Gemeinde. Leider werden häufig erst die Ergebnisse dieses Engagements und der langfristigen Planung von der Gemeinde wahrgenommen und schließlich - wenn die Entscheidungen bereits getroffen wurden - am Gartenzaun oder beim Grillen diskutiert. 

Damit wir in Zukunft immer mehr Bürgerinnen und Bürger für ein stärkeres Engagement begeistern können, muss die Arbeit in dem Moment sichtbar werden, wo noch keine Entscheidungen getroffen sind, so dass jedes Gemeindemitglied echtes Engagement zeigen kann und zu den Themen die ihm wichtig sind, eine Person aus der Gemeindevertretung ansprechen kann, als Gast in die Ausschüsse und in die Gemeindeversammlungen gehen oder sich schließlich selbst an der Arbeit in den Ausschüssen beteiligen kann. 

Um diese Öffentlichkeit zu schaffen und unsere Bürgerinnen und Bürger in der ganzen Breite mitzunehmen, müssen wir regelmäßig, in aller Kürze und in maximaler Breite kommunizieren. 

Die geteilten Informationen sollen Interesse und Engagement wecken und bewusst neugierig machen. Dies ist heutzutage keine technische Herausforderung mehr, sondern zuerst eine Aufgabe für jeden Gemeindevertreter und jedes Mitglied in unseren Ausschüssen.

Wenn jeder Ausschuss zusätzlich zur Einladung und dem Protokoll auch eine „kurze“ Einladung mit den wichtigen Themen (Neue Löschwasser-Entnahmestellen, am 11.7. Thema im #Bauausschuss #Feuerwehr), sowie eine Zusammenfassung der Sitzung in 2 bis maximal 3 Sätzen erstellt (Der Umweltausschuss will sich mit dem Thema Nah- und Fernwärme beschäftigen. Nach einer ersten Informationsveranstaltung und einer Beratung der IB.SH für die Gemeindevertreter soll schnellstmöglich eine Bürgerversammlung einberufen werden. #Fernwärme, #Energiewende, #Umweltausschuss), können diese Informationen auf alle Kanälen, die wir aufbauen wollen, kommuniziert werden.

Ein Artikel oder ein Informationsblatt als Beilage im Kirchenblatt, ein QR-Code als Link zur Homepage auf den Informationstafeln in der Gemeinde, sowie bestehende und weitere mögliche digitale Kanäle, um Informationen zeitnah und aktuell zu teilen: unsere Homepage, ein neuer Bürger-Newsletter, eine WhatsApp-, Signal- und Telegram-Community, eine Facebook-Gruppe, ein Twitter Account sowie ein öffentlicher Kalender, der abonniert werden kann.

Im Folgenden möchte ich einen Vorschlag machen, wie wir eine solche Öffentlichkeitsarbeit schrittweise umsetzen und langfristig etablieren können:

Vorschlag einer schrittweisen Umsetzung einer neuen Kommunikationsstrategie

Schritt 1: Workshop

In einem Workshop wird die neue Kommunikationsstrategie vorgestellt und alle teilnehmenden Gemeindevertreterinnen und Gemeindevertreter erarbeiten Beispiele, Hinweise und Richtlinien für mögliche Einladungstexte und Zusammenfassungen, sowie weitere mögliche Inhalte, die mit der Gemeinde geteilt werden sollten (z.B. eine Liste der Themen, die in den Ausschüssen aktuell behandelt werden; öffentliche Fragen und Antworten). Es sollen aber auch die Regeln für eine gemeinsame Kommunikation festgelegt werden: Es könnte z.B. eine WhatsApp-Gruppe, bestehend aus allen Fraktionsvorsitzenden, ihren Stellvertretern und dem Bürgermeister erstellt werden, in der eine Information vorab geteilt wird. Wenn alle Fraktionsvorsitzenden oder ihre Stellvertreter diesem zugestimmt haben, wird es veröffentlicht.

Damit die trockenen und häufig sehr sachlichen Themen optisch aufgelockert werden können, sollte zusätzlich eine interne Foto-Gruppe eingerichtet werden, wo jedes Mitglied der Gemeindevertretung oder eines Ausschusses Fotos einstellen kann, die dann in den jeweiligen Kanälen verwendet werden können.

Schritt 2: Medien und Kanäle

Die Gemeindeversammlung beschließt die Kanäle, die bedient werden sollen und legt fest, wer Inhalte für diese Kanäle erstellen darf (ggf. erst nach einer Freigabe durch eine zweite Person aus der Gemeindevertretung) und wählt eine Person, die sich um die technische Umsetzung kümmert. 

Schritt 3: Verantwortliche

Zusätzlich zur ausführlichen Einladung zu den Gemeinde- und Ausschuss-Sitzungen wird noch eine kurze Einladung erstellt. Sie enthält die Themen, welche für die Gemeinde von größter Relevanz sind. In jedem Ausschuss wird ein Mitglied neben dem Protokollführer gewählt, welcher die Zusammenfassungen erstellt. 

Die Zusammenfassung könnte bereits im Ausschuss erstellt werden, am Ende des letzten Tagesordnungspunkts verlesen und auch ins ausführliche Protokoll eingehen. Dies wird dann per WhatsApp an den Verantwortlichen für die technische Umsetzung geschickt und veröffentlicht. Die Zusammenfassung wird auf allen Kanälen veröffentlicht, sobald das Protokoll online ist und am Ende der Nachricht verlinkt werden kann.

Schritt 4: Erfahrungen sammeln

Es werden zuerst nur Inhalte erstellt und auf allen Plattformen kommunizieren, ohne für die neuen Kanäle „Werbung“ zu machen, damit alle Erfahrungen sammeln, Fehler machen und die Abläufe sich einspielen können, so dass, wenn erste Bürger die Portale besuchen, Leben auf den Kanälen ist, d.h. bereits bestehende Inhalte zu sehen sind. 

Schritt 5: Werbung

Die neuen Kanäle für eine bessere Kommunikation mit der Gemeinde werden breit kommuniziert. 

Das können wir über 

Hinweise in der Signatur eines jeden Briefes, 

jeder E-Mail, 

auf allen Informationstafeln und 

auf den Veranstaltungen öffentlicher Einrichtungen vornehmen (im Kindergarten, in der Schule, in den Feuerwehren), 

im Kirchenblatt, sowie 

über einen Artikel in den Kieler Nachrichten machen.

Schritt 6: Erweitern

Alle übrigen öffentlichen oder gemeinnützigen Vereine und Einrichtungen erhalten die Möglichkeit, für Terminankündigungen und Einladungen ebenfalls die Kanäle der Gemeinde zu nutzen. So können wir langfristig auch mehr Engagement in der Feuerwehr, den Sportvereinen und anderen wichtigen Stützen unserer Gemeinde schaffen, eine digitale Ergänzung zu unseren Informationstafeln schaffen und als Gemeinde aktiv unsere Vereine und Einrichtungen unterstützen.

Bürgermeister Walloßek dankt Herrn Lemburg für den Vortrag. Es ergeht eine kurze Diskussion.