Der Amtsausschuss beschließt bzw. dem Amtsausschuss wird empfohlen, zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen und dem Stand der Technik entsprechenden Abwicklung der Verwaltungsvorgänge im Bereich der Finanzverwaltung des Amtes dem Wechsel der Finanzsoftware auf das Produkt proDoppik die Firma H&H Datenverarbeitungs- und Beratungsgesellschaft mbH aus Berlin zuzustimmen. Der Wechsel soll bereits im Laufe des Jahres 2024 erfolgen; entsprechende Haushaltsmittel werden im Rahmen der anstehenden Haushaltsplanungen bereitgestellt. 

Für die ordnungsgemäße Sachbearbeitung in der Finanzabteilung des Amtes ist die Finanzsoftware neben dem Personal die wichtigste Komponente, um den gesetzlichen Anforderungen unter Berücksichtigung von Qualität und Quantität des gesamten Aufgaben- und Tätigkeitsbereichs der Amtsverwaltung gerecht werden zu können.

Beim Amt Achterwehr wird seit dem Jahr 2006 die Software CIP eingesetzt, welche insbesondere die Bereiche Rechnungswesen, Kassenwesen, Steuerveranlagung, Verbrauchsabrechnung, Haushaltsplanung und Anlagenbuchhaltung abdeckt.

Nach Eigentümerwechseln beim Hersteller der Software CIP ist leider schon seit einigen Jahren eine nachlassende Qualität bei der Weiterentwicklung und dem Support festzustellen. Dies mag u.a. dem Umstand geschuldet sein, dass der aktuelle Eigentümer bereits seit rund 10 Jahren an der Entwicklung eines Nachfolgeproduktes arbeitet; dies aber in Schleswig-Holstein noch immer nicht im Echtbetrieb eingesetzt wird. Vor diesem Hintergrund beschäftigt sich die Verwaltung auch schon seit mehreren Jahren mit der Frage, mit welcher Finanzsoftware auch langfristig ein ordnungsgemäßer Betrieb sichergestellt werden kann.

Nachdem in den vergangenen Monaten dann erneut vermehrt Probleme im Support aufgetreten sind und Programmanforderungen nicht erfüllt werden konnten (Bsp: Einrichtung neuer GKZ für das Wasserwerk auch mit 1 ½ Jahren Vorlauf nicht möglich, Schnittstelle Epayment) hat sich die Finanzabteilung mit Alternativen beschäftigt und sich insbesondere über die Software proDoppik der Firma H&H informiert. Diese ist bundesweit verbreitet und wird insbesondere im Norden zwischenzeitlich von sehr vielen Kommunalverwaltungen eingesetzt. Ganz aktuell haben in diesem Jahr in unmittelbarer Nähe die Verwaltungen in Bordesholm und Flintbek auf proDoppik umgestellt; beide haben vorher auch CIP eingesetzt.

Nach einer Präsentation der Software im Amt haben sich grundsätzlich alle Kolleginnen und Kollegen der Finanzabteilung für einen Wechsel auf die Software proDoppik ausgesprochen, da diese in annähernd allen Einsatzbereichen Vorteile gegenüber CIP bietet und gleichzeitig schon Lösungen auch für zukünftige Anforderungen (z.B. OZG, Webzugriffe, digitale Steuerbescheide) bietet.

Da das Amt Mitglied im Zweckverband Kommunit ist und die Aufgaben der IT auf diesen übertragen hat, obliegt auch die Beschaffung von eingesetzter Software dem Zweckverband. Aufgrund bereits bestehender Installationen von proDoppik bei anderen Verbandsmitgliedern hat dieser nicht nur (positive) Erfahrungen mit der Betreuung dieser Software, es gibt auch schon einen im Rahmen eines formellen Vergabeverfahrens abgeschlossenen Rahmenvertrag, so dass hier ein gesondertes aufwendiges Verfahren nicht erforderlich ist. 

Die Gesamtkosten für die Umstellung der Finanzsoftware von CIP auf pro Doppik betragen nach einem vorliegenden Angebot vom 16.10.2023 voraussichtlich* 143.900,75 Euro und bestehen aus 78.313,90 Euro Lizenzkosten sowie 65.586,85 Euro Dienstleistungskosten in Form von Installationsarbeiten, Schulungen und Datenübernahmen. Grundsätzlich kann davon ausgegangen werden, dass diese Kosten auch bei einem Wechsel zu jeder anderen Finanzsoftware in ähnlicher Höhe und – mit Blick auf das Alter und Entwicklungsstand von CIP - in wenigen Jahren in jedem Fall anfallen würden.

Aufgrund der Mitgliedschaft in der Kommunit übernimmt diese zunächst die gesamten Kosten und reicht diese dann über die Umlageabrechnung an das Amt weiter. Von den Gesamtkosten würde dabei ein Anteil von rund 87.000 Euro auf 36 Monate verteilt abgerechnet, der Restbetrag dann als Einmalumlage nach Abschluss des Umstellungsprozesses zu zahlen sein.

Daneben fallen zukünftige jährliche Wartungs- und Supportkosten in Höhe von voraussichtlich* rund 19.000 Euro an. Dies ist gegenüber den aktuellen Kosten für CIP eine Steigerung von knapp 4.500 Euro, deckt aber auch ergänzende Programme bzw. Funktionen ab, die derzeit gesondert abgerechnet werden bzw. noch nicht zur Verfügung stehen. Um diese Punkte bereinigt sinken die jährlich zu zahlenden laufenden Wartungs- und Supportkosten sogar um rund 2.400 Euro.

* insbesondere im Bereich der Schulungsleistungen wird nach dem konkreten Zeitumfang und Bedarf abgerechnet; laufende Wartungskosten fallen nur für tatsächlich aktivierte Module an.  .

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