Die Gemeinde stimmt der Beteiligung der Kindertagesstätte Achterwehr an einer gemeinsamen Beschaffung der KiTa-Verwaltungssoftware KION mit den Kindertagesstätten der Gemeinden Felde, Melsdorf und Quarnbek zu. Die erforderlichen Haushaltsmittel werden außerplanmäßig bereitgestellt und sind im nächsten Nachtragshaushalt auszuweisen.

Im Bereich des Amtes Achterwehr betreiben derzeit vier Gemeinden (Achterwehr, Felde, Melsdorf und Quarnbek) in eigener Trägerschaft Kindertagesstätten als öffentliche Einrichtungen.

Die KiTa-Leitungen nutzen bislang für die digitale Verarbeitung der in zunehmendem Umfang anfallenden Daten einfache Textdateien oder selbsterstellte Tabellen, die auf lokalen Geräten (PC, Notebook) gespeichert werden. Etwaige Datensicherungen erfolgen im Rahmen des manuellen Überspielens der Daten auf andere Datenrtäger (USB-Stick, externe Festplatte), welche im Regelfall nicht verschlüsselt sind und in der Einrichtung verwahrt werden. Bei den in einer KiTa anfallenden Daten handelt es sich insbesondere mit Blick auf etwaige erforderliche medizinische Daten der zu betreuenden Kinder um hochsensible personenbezogene Daten, welcher einer besonderen Sorgfalt sowohl im Rahmen der Verarbeitung, aber auch hinsichtlich der Datensicherheit und des Datenschutzes bedürfen. Dies ist regelmäßig durch lokale Lösungen nur mit erhöhtem Aufwand sicherzustellen.

Ferner kommt der schnellen und/oder umfänglichen Auswertung der vorhandenen Daten immer mehr Bedeutung zu. So ist die Erstellung erforderlicher Statistiken bislang mit erheblichem zeitlichen Aufwand verbunden, da die Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammengetragen und manuell ausgewertet werden müssen – dies ist mit einer Verwaltungssoftware nur noch eine Sache von wenigen Minuten. Aber auch andere Listen (Belegungs- und Betreuungszeiten, Krankheiten/Allergien usw.) sind nun auf Knopfdruck verfügbar.

Die vier KiTa-Leitungen sind sich daher einig, dass für eine zeitgemäße Verarbeitung der Daten eine möglichst einheitliche Verwaltungssoftware angeschafft werden sollte. Nach Sichtung der gängigen Lösungen auf dem Markt wurde die Software KION der Firma Redlink konkreter hinsichtlich ihrer Kompatibilität mit den Anforderungen der KiTa´s geprüft. Bei dieser Lösung handelt es sich um eine reine „Webanwendung“, d.h. die Anwendung und Daten werden auf einem externen Server betrieben, die Einrichtungen und auch die Verwaltung greifen hierauf dann mittels Web-Browser über gesicherte Anmeldeprotale zu.

Innerhalb der Software werden dann neben den einrichtungsbezogenen Daten (z.B. Gruppenanzahl, Größe, Plätze, Gebühren usw.) auch die jeweiligen Daten zu den einzelnen Kindern, aber auch Mitarbeiter/innen gepflegt. Für die zu betreuenden Kinder kann dabei beispielsweise bereits im Rahmen der Aufnahme hinterlegt werden, wann die Betreuung in welcher Gruppe mit welchem zeitlichen Umfang erfolgen soll, wann der Betreuungsumfang sich ggf. ändert und wann ein Wechsel von der Krippen- in die Regelbetreuung zu erfolgen hat. Daraus lässt sich dann für die Einrichtung relativ einfach auch für die Zukunft – zumindest auf Basis der bereits registrierten Kindern - die erforderliche Gruppen- und damit Auslastungsplanung ableiten.

Nach einer Online-Präsentation, an der die vier KiTa-Leitungen sowie Vertreter des Amtes teilgenommen haben, haben sich die vier Leitungen einstimmig für die Software KION ausgesprochen.

Seitens des Amtes ist vorgesehen, innerhalb der nächsten Monate die verwaltungsseitige Betreuung der KiTa´s und insbesondere der Leitungen durch eine zusätzliche Verwaltungskraft zu erhöhen. Hierfür wurde im Stellenplan der Verwaltung durch den Amtsausschuss eine entsprechende Stelle ausgewiesen, welche nunmehr besetzt werden soll.

Im Rahmen der praktischen Arbeit dieser Kraft, die sowohl in der Amtsverwaltung, aber auch regelmäßig in den Einrichtungen selbst tätig sein soll, ist es dann natürlich von Vorteil, wenn alle wesentlichen Informationen und Daten einer jeder Einrichtung in einheitlicher Struktur erstellt und abgelegt werden und auf diese sowohl aus der Verwaltung als auch aus den Einrichtungen selbst zugegriffen werden.

Nach dem vorliegenden Angebot betragen die Einrichtungs- und Implementierungskosten für alle vier KiTa`s zusammen 6.431,00 Euro/brutto, was einem Einmalbetrag pro Einrichtung von 1.607,75 Euro/brutto entspricht.

Für den laufenden Betrieb betragen die Kosten dann aktuell insgesamt 2.741,76 Euro/brutto im Jahr; pro KiTa entspricht dies einem Betrag von 685,44 Euro/brutto im Jahr.

Dienstleistungsvertrag und Auftragsverarbeitungsvertrag

Leistungsverzeichnis

Hinweise Datenverarbeitungsarten

Hinweis Unterauftragnehmer

Übersicht Einrichtungskosten

Übersicht laufende Kosten für Pflege und Betrieb